Как сделать базу данных на работе, которой будут правда пользоваться

Привет, нас зовут Лера Новикова и Карина Аруштова. Мы — соосновательницы методического бюро Learning Experience Collective. Мы расскажем про наш опыт работы создания баз данных и вики-страниц проектов.

Зачем люди вообще создают вики-страницы и с какими проблемами сталкиваются

Обычно когда команда небольшая, около 3 человек, то задачи не дублируются, сотрудники часто обсуждают проекты и всем понятно, кто что делает. Случается, что два человека делают одну и ту же задачу и обнаруживают это тогда, когда уже сделали. Иногда долго ищут и не могут найти какой-то документ по проекту или полезную ссылку, потому что этот документ или ссылка нужна редко и для какого-то специфического этапа работы. Но это всё — мелочи, которые не сильно влияют на результат работы в такой маленькой команде.

Другое дело — если в команде уже 5-10 человек. Тогда каждый сотрудник может «изобретать велосипед», создавая свои шаблоны для работы, которые уже создал и успешно использует кто-то из коллег. Сотрудники в одной и той же команде находят полезные ссылки и сохраняют их себе в Telegram или в Notion и не делятся с коллегами. А новые сотрудники сильно теряются и не понимают, как устроена работа и к кому с чем идти. Им приходится ставить встречи коллегам и долго и мучительно выяснять, как устроены те или иные процессы, переспрашивать одно и то же по несколько раз. Даже найти контакты нужного коллеги — может быть проблемой.

Если вдруг сотрудник уходит, а общей вики-страницы, где лежат все файлы по проектам, нет, то файлы по проекту остаются где-то на личном гугл-диске сотрудника и могут пропасть, если, например, с сотрудником расстались нехорошо или если сотрудник что-то случайно удалил после увольнения. Даже если человек не уволился, а заболел, и ему некогда помогать коллегам искать потерянные файлы и ссылки — это может стать большой проблемой.

Когда  у команды есть только таск-трекер, то нагрузку сотрудников видно только руководителю. Никто не знает, чем занимаются его коллеги и за каким советом или материалом можно к ним обратиться.

Иногда на встречах у кого-то из команды возникают идеи, хорошие, но не совсем по теме встречи или просто не хватает времени их обсудить. Если нет общего поля, куда эти идеи складываются, — они обязательно пропадут. 

В крупной компании люди из одного отдела часто не понимают, чем занимаются люди из другого и в каких процессах и сроках существуют. Если есть место, где работа отдела аккуратно ведется и описывается, то эта проблема не доставляет столько боли.

Сложно выращивать качество и глубину проработки проектов, проводить эксперименты, если не собирать все результаты в одном месте, не оценивать и не сравнивать их между собой.

Как вы поняли, есть много проблем, которые сподвигают кого-то из команды (чаще руководителя) открыть ноушн и создать вики-страницу.

Как создать вики-страницу

• Начните. В проектах, в которых работали мы, первым, что появлялось на вики-странице была база знаний или библиотека полезных ссылок. На этом этапе создатель приглашает на страницу всех коллег и рассказывает, как ее пополнять.

Хорошее решение — как можно раньше пригласить команду на вики-страницу, когда еще ничего не готово. Тогда команда будет сама создавать вики-страницу как удобный для себя инструмент работы и не нужно будет принуждать коллег ею пользоваться. 

• Структура. Содержание вики-страницы очень сильно зависит от нужд команды. Одна команда хочет вести все проекты в одном месте. Другая — хочет проводить эксперименты, фиксировать и обсуждать результаты в общем поле. Кто-то просто будет складывать туда все ссылки. Кто-то разместит там онбординг и материалы для обучения сотрудников. Можно собрать встречу и поговорить с командой о том, что именно хочется сохранять на будущее или всегда иметь под рукой. И по данным этой встречи собрать структуру.

Допустим, команда хочет, чтобы все полезные ссылки лежали в одном месте — тогда добавляем раздел «полезные ссылки». Или команда путается, к кому с какими вопросами приходить — сделаем раздел «Команда» или «Проекты» — и допишем, кто за что отвечает, прикрепив их контакты. 

• Тестируем. У команды нет привычки использовать вики-страницу, поэтому в первое время про нее часто нужно будет напоминать, как напоминать и о том, какую проблему она решает и почему это важно. 

Мы заметили, что нужно регулярно встречаться и обновлять структуру вики-страницы, убирать ненужное в архив и добавлять новые страницы под потребности команды — тогда страница будет жить и приносить пользу. 

Как выбрать подходящий инструмент

Знаем, что есть тенденция выбирать лучший на свете инструмент для всего — лучший формат обучения, лучший образовательный курс, лучший инструмент для сборки базы знания. Но, если вы не ответили себе на вопросы «зачем я делаю эту базу знаний?», «сколько людей будет её наполнять?», «какие инструменты сейчас используют люди, для которых я создаю базу?», то выбрать рабочий инструмент будет сложно. Поэтому при выборе инструмента мы бы использовали слова «подходящий», «решающий мои задачи» — эти фразы вероятнее приведут вас к успеху. 

Иногда бывает так, что команда, которой вы хотите помочь с данными, отлично живёт в папках на компе одной локальной сети. Или организовала себе один мастер Google Document с ссылками на Google Drive папки. При этом все знают, что где лежит, понимают, где достать нужный шаблон и вообще всё здорово работает. Не стоит в такую команду приходить с Notion, Roam или Obsidian. Но если вдруг у каких-то ваших коллег уходит время на постоянную пересылку документов туда-сюда, теряются файлы, если человек в отпуске, то работа не происходит, то можно помочь настроить базу данных в другой программе.

Notion

Случаи, в которых Notion может стать подходящим инструментом:

• Будущую базу данных будет использовать несколько человек.
• Эти люди регулярно используют похожие документы, например, шаблоны сценариев занятий или шаблон образовательной программы.
• Нужно настроить разные доступы к разным страницам и иногда постить что-то в открытый интернет. 
• Нужно организовать рабочую среду как мужской шампунь «всё-в-1», то есть вести там задачи, графики и хранить ссылки. 

Roam Research и Obsidian

Эти инструменты похожи своей сутью, но слегка различаются. Главные отличия Obsidian и Roam Research от Notion в том, что они больше ощущаются как Google Document. Так как это текст, а не блоки, то переключаться между всем легко и добавлять ссылки тоже. Перекрёстные ссылки создаются в два клика. Элемент, будь он файл или картинка = всё равно кусок текста. Так что Roam — противовес неповоротливости Notion. Notion хорош для оформительства и публикаций в открытый мир: чтобы не пугать людей текстовой паутиной. 

Для чего может подойти Obsidian или Roam Research:

• Создать личную базу знаний.
• Думать и синтезировать новые идеи из контента. 
• Хранить большое количество файлов. 

Как сделать так, чтобы базой данной пользовался не только тот человек, который её создал

Важно понимать, что даже при выборе самого подходящего инструмента — это не более чем программа, которая не обязательно решит все ваши проблемы, даже если она подходит под все ваши запросы. 

Мы собрали небольшой список советов — как создать базу данных, которая не превратится по пути в пыльную диджитал-полку:

1. Задаться вопросом, «зачем мы это делаем?». Можно слишком долго тут не размышлять. Пары предложений с ответом будет достаточно. 
2. Спросить у команды, где сейчас они хранят файлы.
3. Выбрать программу голосованием (но не слишком демократичным, а то так вы никогда ничего не выберете). 
4. Хотя бы часть базы знаний создать вместе с командой. Это самый важный этап и совет, потому что здесь вы обеспечиваете себе «buy in», то есть «согласие в чём-то активно участвовать».
5. Подумать как вы будете помогать ненасильственно внедрять программу в рабочий поток коллег. Самое важное — сделать это самым лёгким вариантом. Например, вас как HR постоянно просят отправить бланк заявления на отпуск. Вы его положили в благоустроенный Notion, но всё равно милые коллеги пишут вам в Slack. Отправляйте им сначала ссылку на Notion, а потом просто пишите, без ссылки «это лежит в Notion», в таком-то разделе. Потом все всё будут находить сами.   
6. Спланировать ненавязчивое обучение тем, как пользоваться базой данной на работе. Точно не нужно делать про это большую отдельную образовательную программу, но пара записанных видео в https://www.loom.com/ или крошка-курс в https://www.7taps.com/ точно могут помочь.  

Если у вас возникнут вопросы или вам нужна помощь в создании базы знаний, то пишите нам в telegram @lxcollective. Страница методического бюро Learning Experience Collective тут.