Привет, нас зовут Лера Новикова и Карина Аруштова. Мы — соосновательницы методического бюро Learning Experience Collective. Мы расскажем про наш опыт работы создания баз данных и вики-страниц проектов.
Зачем люди вообще создают вики-страницы и с какими проблемами сталкиваются
Обычно когда команда небольшая, около 3 человек, то задачи не дублируются, сотрудники часто обсуждают проекты и всем понятно, кто что делает. Случается, что два человека делают одну и ту же задачу и обнаруживают это тогда, когда уже сделали. Иногда долго ищут и не могут найти какой-то документ по проекту или полезную ссылку, потому что этот документ или ссылка нужна редко и для какого-то специфического этапа работы. Но это всё — мелочи, которые не сильно влияют на результат работы в такой маленькой команде.
Другое дело — если в команде уже 5-10 человек. Тогда каждый сотрудник может «изобретать велосипед», создавая свои шаблоны для работы, которые уже создал и успешно использует кто-то из коллег. Сотрудники в одной и той же команде находят полезные ссылки и сохраняют их себе в Telegram или в Notion и не делятся с коллегами. А новые сотрудники сильно теряются и не понимают, как устроена работа и к кому с чем идти. Им приходится ставить встречи коллегам и долго и мучительно выяснять, как устроены те или иные процессы, переспрашивать одно и то же по несколько раз. Даже найти контакты нужного коллеги — может быть проблемой.
Если вдруг сотрудник уходит, а общей вики-страницы, где лежат все файлы по проектам, нет, то файлы по проекту остаются где-то на личном гугл-диске сотрудника и могут пропасть, если, например, с сотрудником расстались нехорошо или если сотрудник что-то случайно удалил после увольнения. Даже если человек не уволился, а заболел, и ему некогда помогать коллегам искать потерянные файлы и ссылки — это может стать большой проблемой.
Когда у команды есть только таск-трекер, то нагрузку сотрудников видно только руководителю. Никто не знает, чем занимаются его коллеги и за каким советом или материалом можно к ним обратиться.
Иногда на встречах у кого-то из команды возникают идеи, хорошие, но не совсем по теме встречи или просто не хватает времени их обсудить. Если нет общего поля, куда эти идеи складываются, — они обязательно пропадут.
В крупной компании люди из одного отдела часто не понимают, чем занимаются люди из другого и в каких процессах и сроках существуют. Если есть место, где работа отдела аккуратно ведется и описывается, то эта проблема не доставляет столько боли.
Сложно выращивать качество и глубину проработки проектов, проводить эксперименты, если не собирать все результаты в одном месте, не оценивать и не сравнивать их между собой.
Как вы поняли, есть много проблем, которые сподвигают кого-то из команды (чаще руководителя) открыть ноушн и создать вики-страницу.
Как создать вики-страницу
- Начните. В проектах, в которых работали мы, первым, что появлялось на вики-странице была база знаний или библиотека полезных ссылок. На этом этапе создатель приглашает на страницу всех коллег и рассказывает, как ее пополнять.
Хорошее решение — как можно раньше пригласить команду на вики-страницу, когда еще ничего не готово. Тогда команда будет сама создавать вики-страницу как удобный для себя инструмент работы и не нужно будет принуждать коллег ею пользоваться.
- Структура. Содержание вики-страницы очень сильно зависит от нужд команды. Одна команда хочет вести все проекты в одном месте. Другая — хочет проводить эксперименты, фиксировать и обсуждать результаты в общем поле. Кто-то просто будет складывать туда все ссылки. Кто-то разместит там онбординг и материалы для обучения сотрудников. Можно собрать встречу и поговорить с командой о том, что именно хочется сохранять на будущее или всегда иметь под рукой. И по данным этой встречи собрать структуру.
Допустим, команда хочет, чтобы все полезные ссылки лежали в одном месте — тогда добавляем раздел «полезные ссылки». Или команда путается, к кому с какими вопросами приходить — сделаем раздел «Команда» или «Проекты» — и допишем, кто за что отвечает, прикрепив их контакты.
- Тестируем. У команды нет привычки использовать вики-страницу, поэтому в первое время про нее часто нужно будет напоминать, как напоминать и о том, какую проблему она решает и почему это важно.
Мы заметили, что нужно регулярно встречаться и обновлять структуру вики-страницы, убирать ненужное в архив и добавлять новые страницы под потребности команды — тогда страница будет жить и приносить пользу.
Как выбрать подходящий инструмент
Знаем, что есть тенденция выбирать лучший на свете инструмент для всего — лучший формат обучения, лучший образовательный курс, лучший инструмент для сборки базы знания. Но, если вы не ответили себе на вопросы «зачем я делаю эту базу знаний?», «сколько людей будет её наполнять?», «какие инструменты сейчас используют люди, для которых я создаю базу?», то выбрать рабочий инструмент будет сложно. Поэтому при выборе инструмента мы бы использовали слова «подходящий», «решающий мои задачи» — эти фразы вероятнее приведут вас к успеху.
Иногда бывает так, что команда, которой вы хотите помочь с данными, отлично живёт в папках на компе одной локальной сети. Или организовала себе один мастер Google Document с ссылками на Google Drive папки. При этом все знают, что где лежит, понимают, где достать нужный шаблон и вообще всё здорово работает. Не стоит в такую команду приходить с Notion, Roam или Obsidian. Но если вдруг у каких-то ваших коллег уходит время на постоянную пересылку документов туда-сюда, теряются файлы, если человек в отпуске, то работа не происходит, то можно помочь настроить базу данных в другой программе.
Notion
Случаи, в которых Notion может стать подходящим инструментом:- Будущую базу данных будет использовать несколько человек.
- Эти люди регулярно используют похожие документы, например, шаблоны сценариев занятий или шаблон образовательной программы.
- Нужно настроить разные доступы к разным страницам и иногда постить что-то в открытый интернет.
- Нужно организовать рабочую среду как мужской шампунь «всё-в-1», то есть вести там задачи, графики и хранить ссылки.
Roam Research и Obsidian
Эти инструменты похожи своей сутью, но слегка различаются. Главные отличия Obsidian и Roam Research от Notion в том, что они больше ощущаются как Google Document. Так как это текст, а не блоки, то переключаться между всем легко и добавлять ссылки тоже. Перекрёстные ссылки создаются в два клика. Элемент, будь он файл или картинка = всё равно кусок текста. Так что Roam — противовес неповоротливости Notion. Notion хорош для оформительства и публикаций в открытый мир: чтобы не пугать людей текстовой паутиной.
Для чего может подойти Obsidian или Roam Research:
- Создать личную базу знаний.
- Думать и синтезировать новые идеи из контента.
- Хранить большое количество файлов.
Как сделать так, чтобы базой данной пользовался не только тот человек, который её создал
Важно понимать, что даже при выборе самого подходящего инструмента — это не более чем программа, которая не обязательно решит все ваши проблемы, даже если она подходит под все ваши запросы.
Мы собрали небольшой список советов — как создать базу данных, которая не превратится по пути в пыльную диджитал-полку:
- Задаться вопросом, «зачем мы это делаем?». Можно слишком долго тут не размышлять. Пары предложений с ответом будет достаточно.
- Спросить у команды, где сейчас они хранят файлы.
- Выбрать программу голосованием (но не слишком демократичным, а то так вы никогда ничего не выберете).
- Хотя бы часть базы знаний создать вместе с командой. Это самый важный этап и совет, потому что здесь вы обеспечиваете себе «buy in», то есть «согласие в чём-то активно участвовать».
- Подумать как вы будете помогать ненасильственно внедрять программу в рабочий поток коллег. Самое важное — сделать это самым лёгким вариантом. Например, вас как HR постоянно просят отправить бланк заявления на отпуск. Вы его положили в благоустроенный Notion, но всё равно милые коллеги пишут вам в Slack. Отправляйте им сначала ссылку на Notion, а потом просто пишите, без ссылки «это лежит в Notion», в таком-то разделе. Потом все всё будут находить сами.
- Спланировать ненавязчивое обучение тем, как пользоваться базой данной на работе. Точно не нужно делать про это большую отдельную образовательную программу, но пара записанных видео в https://www.loom.com/ или крошка-курс в https://www.7taps.com/ точно могут помочь.
Если у вас возникнут вопросы или вам нужна помощь в создании базы знаний, то пишите нам в telegram @lxcollective. Страница методического бюро Learning Experience Collective тут.